אוטומציה · מכרזים
30+ מכרזים נמשכים לבד, כל בוקר ב-09:00
חברת ביצוע בתחום החשמל. עשרות הזמנות מכרז נכנסות למייל בכל חודש, וכל אחת מהן הייתה תחילתו של תהליך ידני ארוך. היום התהליך הזה כבר לא קיים.
שם הלקוח לא מפורסם — הפרויקט מוצג באישור ובאופן אנונימי.
מה היה, ומה יש עכשיו
העבודה הידנית
לפתוח את המייל, להיכנס למערכת המכרזים, לעבור קטגוריה-קטגוריה ולהוריד עשרות קבצים אחד-אחד, ואז להעתיק את כתב הכמויות מטבלה מקוונת לאקסל — בשביל כל מכרז בנפרד. קובץ שנשכח התגלה בדרך כלל מאוחר מדי.
מה שקורה היום
ב-09:00 המשימה מתעוררת לבד, עוברת על המיילים החדשים, שולפת את כתב הכמויות ישירות לאקסל, מורידה רקורסיבית את כל הקבצים לתיקייה על שם הפרויקט והשולח, ומוסיפה שורה לטבלת המעקב. מי שמגיע בבוקר מוצא הכול מוכן.
מה בנינו
- משימה מתוזמנת יומית — רצה בלי אדם, חסינה להפסקות ולריצה כפולה
- כתב הכמויות נשלף מטבלה מקוונת ונכתב כקובץ אקסל מסודר
- הורדה רקורסיבית של כל קבצי המכרז, כולל מסמכי פרויקט בנתיב נפרד
- גלריות JumboMail נפתחות ומחולצות אוטומטית
- תיקייה לכל מכרז על שם הפרויקט והשולח, נקראת מתוך גוף המייל
- זיהוי כפילויות — מכרז שכבר טופל לא יורד שוב
- קליטה גם משולחים שאינם מערכת המכרזים, בתיקייה נפרדת
- 30+מכרזים במעקב
- 09:00שעת הריצה היומית
- 33 / 33מכרזים מופו לתיקייה הנכונה, אפס התנגשויות
- אלפיקבצים שהורדו אוטומטית
גילוי נאות
מה זה לא עושה
כל מערכת היא גם רשימה של דברים שהיא לא עושה. עדיף לדעת אותם לפני שמתחילים.
- היא לא מחליטה אם להגיש. היא מביאה את החומר ומסדרת אותו. ההחלטה, התמחור והשיפוט נשארים אצל האדם.
- היא צריכה מחשב דלוק. המערכת רצה כמשימה מתוזמנת על מחשב במשרד. אם אין מחשב שנשאר פתוח — מעבירים אותה לענן.
- קישורי אישור ודחייה לא נגענו בהם בכוונה. לחיצה עליהם היא מענה אמיתי להצעה. בנינו את הכלל הזה לתוך הקוד: המערכת לא נוגעת בהם בשום מצב.
- קישורי העברת קבצים פגים. גלריה שפגה לפני שהמערכת רצה לא ניתנת לשחזור — לכן היא רצה כל יום ולא כל שבוע.
יש לכם תהליך שנראה דומה?
שיחה קצרה, בלי התחייבות. נשאל כמה שאלות, נמדוד כמה זמן זה לוקח היום, ונגיד לכם בכנות אם יש כאן מה לחסוך.